SERVICIO DE LA ARCHIVÍSTICA
José Bernal Rivas Fernández
Al hablar de la tecnología de la información, debemos tomar en
consideración dos vertientes, puesto que no solo se trata de cómo la Archivística
hace uso de ella, sino también de qué consecuencias produce en el mundo de los
archivos. Con ello quiero hacer hincapié en el hecho de que la informática es una
herramienta útil para la realización de muchos procesos archivísticos, aunque
también ha originado documentos en formatos no tradicionales, tal como el
electrónico.
Por lo tanto, en este articulo haré mención de estas dos vertientes, ya que
tanto una como la otra prestan un servicio a la Archivística; esto ocurre
especialmente dentro del contexto de la sociedad de la información en la que nos
movemos, que no solo ha cambiado nuestras vidas, sino también la de la mayoría
de las organizaciones, dado que el manejo de información constituye una parte
importante de nuestras actividades personales y de las de la mayoría de las
organizaciones, empresas o instituciones, gracias a la utilización de las
computadoras, de las autopistas de la información y los modernos medios
audiovisuales (Cornella, 1997: 4).
Las computadoras facultan la organización y la creación de información de
una manera asequible a las necesidades ordinarias, y las autopistas de la
información permiten también el traslado rápido de grandes volúmenes de
información; finalmente, las técnicas audiovisuales representan un elemento
imprescindible en la difusión y el tratamiento de la información para hacerla
inmediatamente disponible.
La aparición reciente de esta sociedad informacional se ha caracterizado
por la presencia de las nuevas tecnologías que han aumentado la capacidad
productiva del hombre. Especial importancia recae sobre la aparición de las
computadoras; es igualmente necesario estudiar la creación y expansión de
Internet y su desarrollo durante las últimas décadas, que ha revolucionado el uso
de las computadoras y de las comunicaciones como ninguna innovación lo había
hecho anteriormente.
La sociedad de la información se caracteriza por una ruptura de los límites
tradicionales de espacio y tiempo para la circulación —sin barreras— de la
información constituida por datos alfanuméricos, voz, sonido, imagen estática e
imagen en movimiento, como es el caso de la multimedia. En esta era, más que
nuevas e impresionantes invenciones se ha producido una integración
espectacular de elementos ya existentes, tales como la computadora, el teléfono,
la televisión y los equipos de reproducción musical (López, 1996: 101).
En el caso de la Archivística, el impacto de las nuevas tecnologías de la
información debe ser establecido en relación con los archivos, y muy
especialmente con los documentos generados en soporte electrónico. En la
actualidad existe una estrecha relación entre los elementos citados anteriormente,
y de ello depende la integridad misma de la información generada en nuestras
organizaciones.
Las nuevas tecnologías de la información
Existen al menos siete tecnologías a las que se puede calificar como "de la
información y de la comunicación", que han permitido grandes cambios en el
modo de tratar y trasladar la información (Lucas, 2000: 103), a saber:
1. La fibra óptica,
2. Las computadoras, como elemento esencial
de todo el proceso,
3. Los sistemas de interacción de la computadora y el usuario, que
permiten, como Windows, una fácil relación entre el sujeto y la máquina,
4. La digitalización de la información, al favorecer la transmisión, el
almacenamiento e incluso el uso comprimido de la información,
5. Las comunicaciones vía satélite,
6. Las tecnologías telefónicas celulares, y
7. Las redes de comunicación.
La expresión "nuevas tecnologías" se emplea con frecuencia como
equivalente a la de "nuevas tecnologías de la información" o incluso "tecnologías
de la información". Webster y Rubins afirman que "tecnologías de la información
es un neologismo acuñado para describir una tendencia de las tecnologías de los
computadores y de las telecomunicaciones a integrarse y converger". Por su parte,
Burton expresa que nos encontramos ante "unas tecnologías de convergencia
entre los computadores y las telecomunicaciones para el manejo de información,
aplicables a diferentes áreas, tales como la dirección, la administración, el
gobierno o la edición” (Lucas, 2000: 105).
Las nuevas tecnologías de la información se podrían clasificar en tres
grandes grupos o industrias: de las computadoras, de la telecomunicación y de la
comunicación, que en la práctica están muy relacionados y comparten ámbitos
comunes. Para nuestros efectos, lo que interesa destacar es lo que comprende la
industria de las computadoras y la de las telecomunicaciones; dentro de la primera
ubicamos las computadoras en sentido estricto (el hardware, técnicamente
hablando), el software y los elementos auxiliares: la pantalla, la impresora, el
escáner, el CDROM y el modem. Respecto de la industria de las
telecomunicaciones, las técnicas son: la fibra óptica, la telecomunicación vía
satélite, la tecnología celular y las redes de comunicación, de las cuales Internet
es el prototipo; cada una de estas tecnologías ha experimentado su propia
evolución en función de los principios sobre los que se basa, pero eventualmente,
todas se complementan al final.
Las computadoras han evolucionado tecnológicamente por etapas,
marcadas por la demanda social de su uso, hasta llegar al momento en que el uso
generalizado de Internet y de otros sistemas de comunicación electrónica en red
abren posibilidades inusitadas para el uso de computadoras, hasta tal punto que
una computadora sin capacidad de conexión a red comience a parecer ridícula o
anacrónica.
La Internet representó un cambio extraordinario en la utilización de las
computadoras, puesto que las actividades realizadas mediante conexión en red
representan, probablemente, el uso primordial que se les da a estas máquinas.
Internet es a la vez una ampliación de la capacidad de comunicación, un
mecanismo de amplia transmisión de información y un medio para la colaboración
e interacción entre individuos y sus computadoras, sin tomar en cuenta su
localización geográfica (Sebastia, 1998: 102).
La red ha sido posible tanto por la mejora en la capacidad de tratamiento
interno de la información por parte de las computadoras, como, muy
especialmente, por la mejora de las posibilidades de conexión externa, las
"autopistas de la información". Las continuas mejoras en capacidad de las
computadoras, las facilidades de interconexión que ofrece la red y el adecuado
soporte del traslado de información que han facilitado las autopistas de la
información, han cambiado las posibilidades de comunicación entre las personas,
con lo cual se ha abierto un panorama casi ilimitado para el empleo de las
computadoras e Internet (Lucas, 2000: 83).
Los cambios producidos tanto en el campo de las computadoras como en el
de las telecomunicaciones, afectan a diferentes planteamientos técnicos que han
ido ampliando la capacidad de las diferentes tecnologías empleadas, supeditadas
al avance de otras que las apoyan y les dan utilidad. Los archivos y las nuevas
tecnologías. La relación entre los archivos y las nuevas tecnologías de la
información se encuentra asociada al hecho de que este conjunto de medios
informáticos (físicos y lógicos) permite la captura, almacenamiento, tratamiento y
difusión informatizada de la información, así como de las telecomunicaciones, que
se resume en el término informática. La aplicación de estas tecnologías en los
archivos empieza a principios de los años setenta, cuando se crea el Comité de
Automatización del Consejo Internacional de Archivos, ante la insuficiencia de los
sistemas tradicionales frente a la creciente producción documental de las
administraciones y el paralelo aumento en la demanda de información (Cruz,
1994: 301).
Las nuevas tecnologías pueden aplicarse en múltiples tareas archivísticas,
tales como las transferencias, el control físico de los fondos, el control de
préstamos y consultas, los instrumentos de descripción, el expurgo, la difusión y la
gestión del servicio. Este nuevo mundo de posibilidades exige el acercamiento a
un entorno tal como el de la informática y las telecomunicaciones en dos sentidos:
1. Conocer dichas tecnologías y las ventajas que ofrecen.
2. Reflexionar sobre cuáles son nuestras necesidades y las exigencias de
nuestros archivos que podrían ser mejoradas por estos medios.
Si bien es cierto que la mayoría de los procedimientos archivísticos son
capaces de ser automatizados, el más beneficiado resulta ser, sin duda, la
descripciónrecuperación y cuanto con ella se relaciona. La amplia expansión de la
informática a todos los aspectos del trabajo administrativo, facilita sobremanera la
automatización del archivo desde sus inicios. Por ejemplo, tan pronto como la
entrada de un documento es registrada por medio de la computadora conectada
en red, podemos realizar el seguimiento de un expediente a lo largo de su
tramitación, clasificarlo y describirlo, lo cual es factible mediante un programa de
gestión integral del archivo que funcione conectado con todas las unidades
administrativas.
La gestión electrónica integral del archivo requiere normalizar todos los
procesos desde la oficina, tales como la clasificación, la descripción y la selección;
asimismo, se controla mejor la disponibilidad de espacio en los depósitos y la
signaturación de las unidades de instalación, realizado todo ello en forma
automatizada (Cruz, 1994: 304).
El primer y más amplio campo de aplicación es el de la difusión de la
información, ya que al fin y al cabo la informática es el tratamiento automático de
la información. A partir de los registros acumulados en las fases anteriores, el
archivo podrá elaborar los instrumentos de descripción, de control de consultas y
usuarios, estadísticas, entre otros.
En los últimos años se han desarrollado nuevas aplicaciones cuya
repercusión es inmediata, en algunos casos, o inminente, en otros; tal es el caso
de los avances en la aplicación de las tecnologías ópticas, los sistemas expertos,
los documentos EDI (Electronic Data Interchange) o sea, producto del intercambio
de datos en forma electrónica, las guías de recursos de información, los sistemas
integrados y las conexiones en red, en un mundo dominado por especialistas en
tecnologías de la información, habitualmente informáticos o ingenieros en
telecomunicaciones. Las tecnologías ópticas para el tratamiento automatizado de
imágenes se están revelando como uno de los campos más prometedores: la
combinación del disco óptico como soporte de almacenamiento y las técnicas de
OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) y su aplicación al tratamiento de
imágenes, gráficos, documentos, entre otros, han sido adaptadas por los archivos,
especialmente por las dificultades técnicas que han presentado los documentos
debido a su estado de conservación; tal es el caso del Proyecto de Informatización
del Archivo General de Indias, donde la reproducción por procedimientos digitales
de los documentos puestos a disposición de los consultantes en pantalla de
computador, ha conducido a la mención de las salas de lectura sin papel (Cruz,
1994: 306).
El uso de la inteligencia artificial –el procesamiento del lenguaje natural, la
robótica y los sistemas expertos– para comunicarnos con las máquinas en nuestra
propia lengua, y el acceso a bases de datos inteligentes con grandes cantidades
de información, entre otros, son algunos de los horizontes con mayor futuro. Un
ejemplo patente es el caso de las bases de datos correspondientes al Censoguía
de archivos españoles e iberoamericanos y la Guía de fuentes, que incluye
archivos públicos y privados, con una información extremadamente rica y variada,
y ahora accesibles vía Internet (De Santos, 1999: 251252).
El intercambio electrónico de datos (EDI) constituye un nuevo foco de
atención que se perfila como la vía más decisiva para llegar a la oficina sin papel,
mediante el intercambio de información normalizada y utilizando sistemas
informáticos que hasta ahora se han utilizado principalmente en el ámbito
mercantil.
Las bases de datos como conjunto de textos, cifras, imágenes o
combinación de todos ellos, registrados de tal manera que puedan ser leídos por
una máquina y organizados según un programa que permita su localización y
recuperación, ya sea de tipo referencial o factual, constituyen otra herramienta que
permite obtener guías de recursos de información archivística con información
acerca de los archivos y de los instrumentos de descripción disponibles,
actualizadas y consultables en línea. La creación de bases de datos no solo
plantea el servicio al usuario presente, sino también, en mayor medida, la entrada
a los canales de información por medio de sistemas y redes que darán acceso a
usuarios potenciales que desconocían la capacidad informativa del archivo (Ruiz,
1995: 68).
Actualmente, las bases de datos en soporte óptico (principalmente en CDROM)
permiten el acceso y la consulta local de la información que contienen, y en
principio hacen innecesaria la conexión a alguna red de telecomunicaciones,
puesto que simplemente la introducción del disco en un lector de discos
compactos permite visualizar los datos en una terminal de computadora (Cruz,
1998: 36).
La conexión a redes internacionales mediante la adopción de algún tipo de
formato para el intercambio de información a escala internacional a través de las
redes, abre posibilidades de captación de recursos de naturaleza informativa, de
correo electrónico, entre otros. La tecnología de Internet, tal como lo habíamos
mencionado anteriormente, ofrece una alternativa de gran interés para realizar
actividades tan dispares como enviar correspondencia electrónicamente, transferir
ficheros, conseguir información de fuentes oficiales, participar en foros de
discusión, o localizar sitios en la red con información que nos pueda interesar a
través de buscadores, entre otros.
El desarrollo de las redes y la conectividad, que permiten los sistemas
abiertos y las normas de transmisión de datos, están cambiando la naturaleza del
trabajo que se lleva a cabo en los archivos, dado su carácter instantáneo, su
descentralización, colaboración e intercambio de información. Como lo expresa
Charles Dollar, todo ello repercute en el destinatario final: el usuario, cada vez más
familiarizado con estos medios, y que espera respuestas más ágiles y acordes con
los tiempos (Cruz, 1994: 313).
La Internet, como un organismo y un conjunto de células vivas, representa
el primer cambio para los archivistas acerca de cómo identificar y capturar un
documento en la red, en el sentido más tradicional de una transacción
organizacional o en el sentido social más amplio de la interacción humana, cultural
y social. Los documentos de hipermedia (que contienen imágenes, video digital,
audio e hipertexto, ligados a otros documentos) constituyen una forma emergente
particularmente importante en la Internet, porque, en cierto modo, ilustran el
potencial documental de tal medio (Crum, 1995: 52).
Como hemos visto, las nuevas tecnologías pueden ser aplicadas en
múltiples tareas archivísticas y cada día abundan más las aplicaciones en el
mercado; empero, también se puede recurrir a los sistemas ad hoc o a las
adaptaciones a la medida. En suma, algunas de las innumerables herramientas
que brinda la informática para el tratamiento archivístico son: entrada de datos
mediante el reconocimiento óptico de caracteres o los sistemas de digitalización
de datos, el almacenamiento de información a través de los discos ópticos, ya sea
el WORM o el CDROM, el procesamiento de la información por medio de los
sistemas de bases de datos documentales o del hipertexto relacionado con el
hipermedia, los sistemas de gestión de bases de datos de modelo relacional y por
último, los sistemas expertos. Otro de los aspectos más llamativos de las
posibilidades de la informática es la interconexión a través de redes de
comunicación de datos como medio de difusión, tipo Internet, al igual que las
publicaciones electrónicas por medio de disco compacto o CDROM (González,
1996: 168179).
Por otro lado, conviene recordar la documentación producida por medios
electrónicos, cada vez más abundante y con la que el archivista debe lidiar, para
lo cual necesita conocer su naturaleza, el procedimiento de creación, los sistemas
de acceso y los de intercambio, entre otros, para poder ponerlos en servicio
adecuadamente.
Publicado por Lorena Castillo
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