¿Qué es un Programa de Gestión Documental y cómo se relaciona con la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública?

El Programa de Gestión Documental  es el instrumento archivístico a través del cual se formula y documenta, a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos  archivísticos de una entidad encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación (de orden administrativo, histórico, y patrimonial si es el caso) producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su conservación y de definir los flujos y modos de acceso a esta, tanto a nivel interno como para el público en general. Este debe ser aprobado, publicado, implementado y controlado. [1]

En relación a la implementación de la Ley 1712 de 2014 tiene tres funciones fundamentales:

1.    Facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación.[1]

2.    Para reglamentar los temas relacionados con la gestión de la información pública en cuanto a: su adecuada publicación y divulgación, la recepción y respuesta a solicitudes de acceso a esta. (Ver guía para responder solicitudes de información).

3.    Ser la base conceptual y estructural para el desarrollo de los otros instrumentos de gestión de información exigidos por la Ley. Según el Artículo 2.1.1.5.4.2. del Decreto 1081 de 2015 la información incluida en el Registro de Activos de Información, en el índice de Información Clasificada y Reservada, y en el Esquema de Publicación de Información, debe ser identificada, gestionada, clasificada, organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos, lineamientos, valoración y tiempos definidos en el Programa de Gestión Documental del sujeto obligado. (Verguía de instrumentos de gestión de información pública)[3]

El Programa de Gestión Documental es un instrumento de planeación que debe ser tenido en cuenta en el funcionamiento básico de una entidad, con el fin de mantener toda la información organizada y dispuesta, tanto para la toma de decisiones administrativas o políticas, como para dar respuesta a cualquier requerimiento de información hecho por la ciudadanía y de esta manera evitar cualquier tipo de sanciones.

Con la adopción del Programa las entidades podrán:

1.    Apoyar la transparencia, la eficacia, la eficiencia y el modelo integrado de gestión de la entidad.

2.    Facilitar el acceso y disposición al público de la información, en los términos referidos en la Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso a la Información Pública, a través de medios físicos (impresos), remotos o locales de comunicación electrónica.

3.    Contribuir a Gobierno Abierto en términos de almacenamiento, organización, acceso y apertura de la información al público en general y a instituciones interesadas en ella.

4.    Conformar la instancia asesora en materia archivística y de Gestión Documental ante la alta dirección de la entidad, en virtud del reconocimiento otorgado para el desarrollo de sus funciones y procesos. En el orden nacional, el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y en el orden territorial, el Comité Interno de Archivo.

5.    Elaborar, aprobar, publicar e implementar los instrumentos archivísticos definidos y recomendados por el Archivo General de la Nación: Cuadros de Clasificación Documental - CCD y Tablas de Retención Documental – TRD.

6.    Socializar el proceso de elaboración del Programa, a partir de un diálogo abierto con las áreas con las que interactúa el archivo.

publicado por: Martha Isabel Paramo Romero

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[1] Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD, Archivo General de la Nación, 2014, p. 10.

[2] Artículo 2.1.1.5.4.1.Decreto 1081 de 2015

[3] En principio para construir los instrumentos, es necesario que la entidad tenga actualizadas sus Tablas de Retención Documental –TDR, las cuales se convierten en la base para identificar la información que cada entidad tiene en posesión, custodia o bajo control. El Archivo General de la Nación, define las TDR como el “listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y qué debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.” Adicionalmente se sugiere tener en cuenta los Cuadros de Clasificación Documental – CCD referidos al esquema que refleja la jerarquización dada la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.