Que es la gestión documental
Entender la gestión documental puede tener
un impacto muy positivo en su empresa. Aquí, definiremos las bases sobre que es la gestión documental y el
archivo de documentos todo ello pensado en las necesidades de los procesos de
las empresas.
Definición de
Gestión Documental:
La Gestión Documental es la captura,
almacenamiento y recuperación de documentos. Con o sin una solución de gestión
documental, su empresa ya captura, almacena y recupera documentos cada día.
Para muchas organizaciones, este proceso consume mucho tiempo y a menudo se
ignoran las posibilidades de mejorar el proceso.
¿Qué documentos
puede procesar un sistema de gestión documental?
Los documentos que se pueden procesar con
la gestión documental son muy variados y de distintos tipos: Los documentos
llegan en forma de papel o electrónicos.
Una factura de
un proveedor que llega por correo postal es un documento que será
capturado y almacenado. Sin embargo, esta factura se habrá iniciado con un
pedido por parte de nuestra empresa. Este pedido al proveedor puede ser un registro electrónico en
nuestro sistema informático. Ahora tenemos 2 documentos que están relacionados
y que necesitan tener una referencia entre ellos, actualmente la manera de
almacenarlos es muy diferente.
Además de las facturas, también se pueden
archivar en un sistema de gestión
documental cualquier tipo de documento para el que necesite
realizar un proceso en la empresa (como la aprobación del documento), los
documentos de lo más variado pueden ser recetas, contratos, formularios, etc…
¿Qué soluciona
un sistema de gestión documental?
Estos documentos pueden estar en
diferentes formatos o sistemas. También el destino de los documentos pueden ser
departamentos distintos, un contrato tiene que almacenarse en el departamento
legal, en cambio un formulario puede ir a un departamento específico.
En otros casos la documentación conjunta
con referencia al mismo registro, podría estar dispersa en diferentes
departamentos: un contrato en el archivo del departamento legal, el albarán en
el almacén, la aceptación de la orden en el departamento de proyectos. De esta
forma tenemos diferentes grupos de personas que pueden estar en diferentes
ubicaciones físicas y que gestionan documentación relacionada.
¿Qué pasa si algo funciona mal con el
pedido? ¿Dónde podemos encontrar todos los documentos para que podamos revisar
el contrato, mirar el albarán de entrega para asegurarse de que todos los
materiales fueron entregados, mirar a la aceptación del departamento, mirar la
factura y determinar si se pagó? Sin todos los documentos implicados en el
proceso, puede tomar mucho tiempo resolver un problema. Esto supone perder el
valioso tiempo de varias personas de su empresa buscando documentos.
¿Qué es la
gestión documental y como trabaja con los documentos?
Según la definición de un sistema de gestión
documental, este realiza la captura y organización de todos los documentos para
facilitar la tarea de encontrar la información en la empresa. Los documentos en
papel son escaneados con destino el sistema de gestión documental, por parte
del responsable gestor documental.
Los documentos son archivados y
catalogados por el departamento, proveedor, número de pedido o cualquier otro
concepto que tenga sentido para su empresa.
A diferencia de las carpetas en un sistema
de archivos, los sistemas de
gestión documental archivan los documentos en carpetas electrónicas
que pueden ser indexadas por múltiples datos. Esto ofrece a los usuarios la
capacidad de buscar y recuperar documentos en base a diferentes criterios.
¿Qué se consigue
con un sistema de gestión documental?
Con un sistema de gestión documental, se
evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor
documental central. También se evita la pérdida de tiempo debido a que varias
personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y
departamentos.
Con un sistema de gestión documental, los
documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la
información. Esto cambia el enfoque del problema de la recuperación de
documentos, para que las personas solo se preocupen de realizar trabajo
productivo para su empresa.
Puede acceder a la siguiente página donde
le mostraremos en detalle la importancia de
la gestión documental.
Infórmese de las soluciones en gestión
documental para empresas que desde el Grupo Telecon podemos ofrecerle, mediante
nuestro formulario de
contacto.
También puede rellenar nuestro formulario
de petición de información específico de Gestión Documental.
Archivística
Considerada una
ciencia cuyos elementos son el método científico del cual se derivan las
hipótesis, la observación, experimentación y teoría, cuenta con un método de
trabajo por medio de el principio de procedencia y de respeto al orden
original, además de un objeto de estudio que son Archivos, sin importar
su clasificación, también cuenta con una finalidad que es su
organizacion y todo lo que esto implica, su campo de acción es universal sin
importar el lugar, inclusive idioma.
En efecto, es la ciencia que estudia el conjunto de conocimientos exactos y controlados de los archivos, que abarca su instauración, conservación, contexto y organización, así como sus servicios a usuarios y su medular contribución a la historia y administración entre otras ciencias y disciplinas.
Su amplia injerencia abarca –por mencionar algunos- el estudio y aplicación de sus principios teóricos, la gestión de documentos desde su surgimiento, expurgo, transferencias documentales, el control, acceso y servicios de información a usuarios incluyendo la difusión en amplio sentido, el contexto de los archivos de su sistema inclusive de la institución que los produjo, la descripción de diferentes tipos de documentos con independencia de su soporte, así como su evolución y normatividad que los regula, al igual que su conservación, restauración y reproducción, entre otras.
Mencionada ciencia para lograr sus objetivos tiene que apoyarse de la historia, paleografía, derecho, administración, diplomática, informática, entre otras, cuya principal finalidad es brindar los servicios de información necesaria a la sociedad que lo demande.
Su constitución metodológica se encuentra compuesta por procedimientos encaminados a la organización, conservación y servicio de los documentos, dichos procedimientos se llevan a cabo por medio de principios medulares, el principio de procedencia y el de respeto al orden original.
los principios de la ciencia archivística estudian a los documentos, pero en conjunto como un todo orgánico y no de manera individual, igualmente no se limita a un solo archivo sino contempla la gama de posibilidades de estos, como parte de un sistema.
Ampliando en este sentido el concepto de archivística algunos autores delimitan su conceptualización de la siguiente forma:
“Ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de conservación y organización así como los medios para su utilización”.[1]
“Ciencia que tiene sus variantes metodológicas, puede auxiliarse de la metodología de otras ramas”.[2]
“Ciencia cuyo objeto de estudio son los archivos sin perder de vista su conservación, administración, clasificación y ordenación”.[3]
http://capacitacionarchivistica.blogspot.com.co/2011/03/la-archivistica_7307.html
Publicado por : Lorena Castillo.
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