ARCHIVOS DIGITALES
Es una aplicación y
permite el almacenamiento y administración de los documentos electrónicos para
que los usuarios adquieran un acceso directo y recuperación de los mismos
garantizando el acceso y la seguridad que se requieren en el uso de esta
plataforma
Los formatos de archivos
digitales permiten que la información sea codificada de forma individual debido
a esto ocasiona que (ocupe mucho espacio en MB en el ordenador) pero su ventaja
es que no pierde ninguna información; en la actualidad existen muchas clases de
archivos del tipo informático pero para poder guardarlos existen muchos
formatos, y cada programa informático utiliza su propio tipo de archivo o
formato.
AREAS DE ACCION:
Ø ANALISIS DE PROCESOS:
Se basa en la
descripción, caracterización y reconocimiento de los procesos en la
organización como fuentes de generación documental.
Ø ANALISIS DE INFORMACION DOCUMENTAL:
Se analiza en que fases
de los procesos de trabajo se producen documentos y los soportes o medios donde
estos se registran.
Ø SELECCIÓN Y VALORACION DOCUMENTAL:
Son lugares donde se
generan y se disponen (archivos de gestión o de oficina) efectuando una pre
selección pre valoración de la misma.
Ø DESARROLLO DE MECANISMOS DE CONTROL:
para verificar como se
produce la documentación y como debe fluir sin interferencias hacia el archivo o los lugares destinados
para un deposito parcial o permanente.
AREAS DE GESTION DE LOS ARCHIVOS DIGITALES
1. AUTENTIFICACION: identifica los elementos de los documentos
electrónicos necesarios para, mantener su autenticidad a través del tiempo,
fijar los controles para comprobar la integridad física y lógica de los
documentos su calidad cuando se almacenan y transfieren a sus depósitos.
2. PRESRVACION: se enfrenta a dos retos
·
Creación de depósitos adecuados tanto físicos-lógicos
(discos computo, videos disco digitales etc.) para los originales y copias,
como contenedores y almacenes.
·
Medidas de actuación ya que lo digital es muy
vulnerable al paso del tiempo que el papel.
Deterioro físico: humedad, oxidación, manipulación
Obsolencia técnica: depósitos
Hardware y software: incompatibilidad, obsolescencia mayor que la
de depósitos.
a) PROGRAMA PARA LA PRESERVACION:
·
Panificar depósitos acordes con las normas de
conservación
·
Medida de seguridad informática contra robo e
intervenciones
·
Reglamento para uso y manipulación
·
Planes de emergencia: incendios, inundaciones
etc.
b) MEDIDAS DE CONSERVACION:
De los soportes: deterioro biótico, lumínico y climático
Del contenido: virus informático.
3. REPRODUCCION
Se debe realizar copias
periódicas de seguridad:
Ø
El documento en nuevos almacenes digitales,
copias de seguridad en otros almacenes.
Ø
Medidas contra la obsolescencia.
Ø
Guardar especificación de las versiones de los
formatos junto con la publicación para su futura de codificación.
Ø
Migración de formatos: copia de publicación de
un nuevo formato.
Ø Desarrollo
de software que emule el funcionamiento de hardware y software.
4. ORGANIZACIÓN
La base para el
almacenamiento y recuperación de la información digital basada en las
normas como la ISADE; SAAR, las TRD de
las instituciones y a legislación o normatividad para el manejo de dicha
información.
TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS
Los documentos
electrónicos se crean para la preservación y la conservación a mediado o largo
plazo debido a esto la tecnología se oirá desarrollando a pasos agigantados con
gran material digital para conservar la autenticidad del documento electrónico
en cualquiera de sus fases para el futuro.
EXPEDIENTE ELECTRONICO:
Conjunto de documentos
electrónicos que corresponde a un procedimiento administrativo sea cual sea la
información que contenga o también se le puede decir que es a sucesión ordenada
de documentos por vía informática, este
garantiza su acceso a todos los documentos desde cualquier sitio siendo su
función la de conservar y transmitir-
FOLIADO EXPEDIENTE:
Se realiza mediante un
índice electrónico firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad
según procede.
SEGURIDAD AL EXPEDIENTE:
·
permite iniciar los procesos desde el propio
expediente añadirlos a otro visualizarlos como parte de un proceso.
·
En cuestiones de protección de datos y permisos
para que solo ingresen personas autorizadas,
el expediente electrónico permite definir quién puede ver y tener acceso a los
tipos de expedientes, procesos y documentos de una empresa.
VENTAJAS AL EXPEDIENTE ELECTRONICO:
·
Acceso central y búsqueda global en todas las
informaciones
·
Funcionalidades DMS integrados, archivadas,
búsqueda, procesamiento, clasificación etc.
·
Almacenamiento seguro para la revisión de
documentos y expedientes, generación parcial o total de los expedientes en PDF
para libertad de movimiento.
EXPEDIENTE HIBRIDO O MIXTO
Conjunto de documentos en
archivo electrónico o tradicionales relacionados entre si conservados en
soporte electrónico y en parte como expediente, la aplicación de estos sistemas
son los de producir almacenes y mantener documentos bajo soportes físicos y otros
soportes que la tecnología nos ofrece.
METODOLOGIA ARCHIVISTICA PARA DOCUMENTOS ELECTRONICOS
Se realiza bajo unos
procedimientos archivísticos utilizando ciertos instrumentos:
PROCEDIMIENTO INSTRUMENTOS
·
IDENTIFICACION firma electrónica
·
CLASIFICACION lenguaje de marcados o meta datos
·
ORDENACION hipertexto, tesauros
·
DESCRIPCION ISAD (G). ISAAR (CPF)
EAD
·
VALORACION selección
y descarte automático
·
CONSERVACION migración copias
de seguridad
Subido por: Luis Fernando
villa posada
Fuentes:
http://www.slideshare.net/laurasofia28/eje-tematico-5-tratamiento-de-documentos-electronicos?qid=e8266de3-91b3-4575-902b-abb2a225dc32&v=&b=&from_search=26
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