CONCEPTOS FUNDAMENTALES DEL ARCHIVO PRIMERA PARTE

CONCEPTOS FUNDAMENTALES DEL ARCHIVO PRIMERA PARTE

Es muy importante tener claro el significado de cada término para poder comprender, comunicar lo que realmente se quiere y tener un aprendizaje útil

Administración de archivos: operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución.

Almacenamiento de documentos: depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización

Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Archivo central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

Archivo de gestión: aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

Archivo general de la nación: desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público en cargado de formular, orientar y controlar la política archivística a nivel nacional. es el organismo de dirección y coordinación del sistema nacional de archivos.

Archivo histórico: aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

Archivo público: conjunto de documentos pertenecientes aentidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos privados, declarados de interés público.

Archivista: persona especializada en el manejo de los archivos.

Banco terminológico: es un registro de conceptos o términos, cuyo fin es brindar una herramienta que facilita información (desde el punto de vista documental) de la entidad para una buena comprensión de los términos y conceptos ligados a la actividad misional de la entidad con fundamento en las temáticas del sector al cual pertenece.

Base de datos: colección datos afines, relacionados entre sí y estructurados de forma tal que permiten el rápido acceso, manipulación y extracción de ciertos subconjuntos de esos datos por parte de programas creados para tal efecto o lenguajes de búsqueda rápida

Carpeta: cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.

Catálogo instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.

Certificación de documentos: documento que da fe de la presencia de determinados datos en los documentos de archivo.

Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

Clasificación: labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco preestablecido, puede ser clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo, clasificación de piezas en el interior de un fondo.

Clasificación documental: labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.

Depuración: operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen.

Depósito de archivo: espacio destinado a la conservación de los documentos en una institución archivística.

Descripción documental: es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación.

Documento: información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

Documento activo: es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.

Documento histórico: documento único que por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales, las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico y especialmente valioso para el país.

Documento privado: el perteneciente a personas naturales y jurídicas, entidades, instituciones y organizaciones que no tienen carácter oficial.

Documento semiactivo: es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.

Duplicado: segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero puede ser simple o autenticado.

tomado de: http://www.archivogeneral.gov.co/glosario

Publicado por: Martha Isabel Paramo Romero