PROCESOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

PROCESOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Este proceso es muy importante dentro de la organización archivística ya que tiene una relación directa con el proceso de clasificación que le antecede y con el proceso de descripción que le procede, este se divide en dos: PROCESO DE ORGANIZACIÓN Y PROCESO DE ORDENACION.

PROCESO DE ORGANIZACIÓN:

Se divide en tres:

·         CLASIFICACION: fondo, serie documental y tipología

Los documentos producidos por una oficina no deben mezclarse con otros. “principio de ´procedencia”.

·         ORDENACION: se determina que documento va primero y cual va después, los documentos deben archivarse y organizarse de acuerdo al orden que e dio el área productora.” Principio de orden original”.

·         DESCRIPCION: permite identificar, localizar y recuperar la información para la gestión. “Marcación de legajos, cajas e inventario”.

PROCESO DE ORDENACION

Esto quiere decir que la ordenación determina que documentos van primero y cuáles van después es así que se unen y se relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos de documentales al interior de los expedientes pero la ordenación también es una disposición física coherente de documentos también es el testimonio de la gestión de sus trámites que dieron origen a tales documentos, esto refleja la dinámica administrativa (movimiento en el tiempo).

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO

1. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie de acuerdo a la secuencia que origino el expediente y en el orden que se dieron los documentos que materializan  las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución administrativa de un asunto determinado. En consecuencia debe respetarse el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relación causa- efecto.

2. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Es aquel según cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede teniendo en cuenta la unidad de independencia de cada fondo y en este la integridad  y carácter seriado de los documentos, este principio es valido tanto para archivos históricos como administrativos ya que en todos los casos deben reconstruirse la historia de la institución que produce los documentos identificando sus dependencias y funciones se debe tener en cuenta en la organización de los documentos del archivo como en la ordenación, clasificación y descripción.

a)    Ventajas dela aplicación del principio de procedencia:

·         Sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales: fondos, secciones, series etc.

·         Permite ubicar correctamente el documento en el fondo que le corresponde de acuerdo a la actividad o función que lo genere.

·         Se aplica a todas las tareas relacionadas con el quehacer archivístico.

SISTEMA DE ORDENACION

En los archivos se utilizan sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia y estos son:

Sistema de ordenación numérica:

a)    Ordinal: consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente obedeciendo a la numeración que los identifica.

Ejemplo: CUENTA INTERNA N° 0464304-4

               CUENTA INTERNA N° 0464305-4

               CUENTA INTERNA N° 0464306-4

b)    Cronológico: consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en  que la documentación ha sido tramitada teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.

Ejemplo: 2000, 02,28

               2000, 03,01

               2000, 03,02

Sistema de ordenación alfabética:

 Como lo indica se ordena los documentos por letras del alfabeto (A-Z) y puede ser:

a)    Onomástico: se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertas en lapsos grandes de tiempo como por ejemplo las historias laborales, teniéndose en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y nombre.

  

        Ejemplo: VILLA POSADA, Luis

                      

b)    Toponímico (o alfabético- geográfico): se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Se realiza basándose en países, departamentos, municipios etc.

       Ejemplo: Amazonas

                      Arauca

                      Boyacá

                      Cauca

TEMATICO: se ordenan las series y sub series documentales por el asunto o tema de su contenido.

      Ejemplo:

·         Estadísticas

·         Informes

·         Informes a organismos de control

·         Informes de gestión

Sistema de ordenación mixto:

Alfanumérico

Se ordena la serie documental utilizando a la vez el orden alfabético y numérico cronológico, en este sistema los datos que se cruzan no son separables.

    Ejemplo: contratos de prestación de servicios cuya ordenación se hace en el año de elaboración del contrato y el nombre del contratista así:

·         2000 MARTINEZ DURAN, Jorge

·         2001 MONROY LOPEZ, Susana

También se pueden ordenar en forma mixta (numérica por documento de identificación y alfabética por el nombre) así se facilita el acceso a series documentales de gran volumen

    Ejemplo: las historias clínicas

·         12423345 ALVARADO PEREZ, Norberto

·         24125767 GOMEZ LOPEZ, juan

Este sistema se puede utilizar en la ordenación de las series de una dependencia cuando están representadas por las letras del alfabeto que identifica a la oficina productora seguido de los dígitos de series y sub series.

   Ejemplo: oficina secretaria general

·         56-01 actas

·         56-01-01 actas consejo directivo

·         56-02 acuerdos

Ordinal cronológico: aplica a series documentales cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas (resoluciones, acuerdos y decretos etc.) y se controlan por el número de la unidad documental y después el cronológico.

    Ejemplo:

·         0001 2002,01,31

·         0002 2002,01,31

·         0003 2002,02,02

SERIE DOCUMENTAL

Integrada por documentos resultado de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos en la oficina.

    Ejemplo: oficina de tesorería

·         Órdenes de pago

·         Boletines diarios de caja y bancos

·         Cuentas corrientes.

Series con unidades documentales simple

Cada una es independiente de las otras unidades documentales simple de la misma serie estas son suficientes en si misma en cuanto a contenido aunque comparten entre si los mismos rasgos estructurales o formales.

    Ejemplo: decretos, acuerdos, resoluciones, actas de juntas etc.

Metodología para su ordenación:

·         Análisis de sus características formales para comprobar su pertenencia a la serie documental.

·         Selección del sistema de ordenación.

·         Aplicación del sistema de ordenación (adquirido).

·         Almacenamiento de las series documentales en las adecuadas unidades de conservación.

·         Foliación de los documentos en cada unidad de conservación.

·         Identificación de cada una de las unidades de conservación.

Serie con unidades documentales complejas

Comúnmente llamadas expedientes compuesto por varios tipos documentales diferentes entre si pero relacionadas en razón de un trámite determinado.

Metodología para su ordenación

·         Análisis del contenido de las unidades documentales para establecer su pertenencia al trámite.

·         Verificar cada unidad documental compleja o expediente refleje el orden original del trámite.

·         Selección del sistema de ordenación de acuerdo con las características de la serie.

·         Aplicación del sistema de ordenación de la serie.

·         Almacenamiento de cada expediente en la adecuada unidad de conservación de acuerdo con el sistema de ordenación seleccionado.

·         Almacenamiento de la serie en la adecuada unidad de conservación.

·         Foliación de todos y cada uno de los documentos que conforman los expedientes.

·         Identificación de las diferentes unidades de conservación.

Subido por: Luis Fernando villa

Fuentes:

http://organizaciondocumentos.blogspot.com.co/p/principios-de-organizacion-de-un.html

http://es.slideshare.net/guest8bea2c/guia-de-organizacion-de-archivos

http://es.slideshare.net/mabuiar46/organizacin-documental

MARCO JURÍDICO DEL ARCHIVO EN COLOMBIA

Marco Jurídico del Archivo en Colombia 

Ley 4 de 1913

Código de Régimen Político y Municipal. (Artículos 289, 315, 316, 320 y 337)

Ley 43 de 1913

Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales.

Ley 47 de 1920

Normas sobre Patrimonio Documental y Artístico sobre bibliotecas, museos y archivos. Prohibiciones.

Ley 45 de 1923

Conservación de Documentos Bancarios. (Artículo 99).

Ley 40 de 1932

Sobre reformas civiles 8registro y matricula de la propiedad y nomenclatura urbana (Artículo 29).

Ley 14 de 1936

Por la cual se autoriza al poder ejecutivo a adherir al Tratado sobre la protección de muebles de valor histórico.

Ley 163 de 1959

Protección del Patrimonio Cultural.

Ley 39 de 1981

Por la cual se elimina la exigencia del papel sellado y se suprime el impuesto correspondiente.

Ley 23 de 1981

Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. (Artículos 33, 34 y 35).

Ley 23 de 1982

Sobre Derechos de Autor. (Artículo 2).

Ley 57 de 1985

Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales. (Artículos 1, 12, 13, 14, 15, 16 al 27)

Ley 63 de 1986

Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.

Ley 80 de 1989

Crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.

Ley 6 de 1992

"Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones". (Artículo 74).

Ley 31 de 1992

Por la cual se dictan las normas a las que deberá sujetarse el Banco de la República para el ejercicio de sus funciones, el Gobierno para señalar el régimen de cambio internacional, para la expedición de los Estatutos del Banco y para el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control del mismo, se determinan las entidades a las cuales pasarán los Fondos de Fomento que administra el Banco y se dictan otras disposiciones. (Artículos 54 y 55).

Ley 80 de 1993

Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. (Artículos 39 y 55).

Ley 44 de 1993

Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982 y se modifica la Ley 29 de 1944. (Artículo 1)

Ley 190 de 1995

Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. (Artículos 27 y 79).

Ley 270 de 1996

Estatutaria de la Administración de Justicia. (Artículo 95).

Ley 489 de 1998

Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. (Artículos 36 y 37).

Ley 527 de 1999

Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. (Artículos 6, 8, 9, 10, 11, 12 y 13).

Ley 594 de 2000

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 610 de 2000

Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías (Art. 20 reserva y expedición de copias. Art. 60 Boletín de Responsabilidad Fiscal).

Ley 640 de 2001

"Por la cual se modifican normas relativas a la conciliación y se dictan otras disposiciones". Conciliación. (Art. 15 Conciliación ante servidores públicos).

Ley 734 de 2002

Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. (Artículo 34 Núm. 1, 5 y 22 Artículo 35 Núm. 8, 13 y 21).

Ley 795 de 2003

Por la cual se ajustan algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se dictan otras disposiciones (Artículo 22. Conservación de archivos y documentos)

Ley 951 de 2005

Por la cual se crea el acta de informe de gestión

Ley 962 de 2005

Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. (Art. 3 inciso 5, acceso a los registros y archivos de la administración pública en los tiempos previstos por la constitución a las Leyes), y art. 28

Ley 975 de 2005

Por la cual se dictan disposiciones para la reincorporación de miembros de grupos armados organizados al margen de la ley, que contribuyan de manera efectiva a la consecución de la paz nacional y se dictan otras disposiciones para acuerdos humanitarios. (Capítulo X “conservación de Archivos”, art. 56 deber de memoria, art. 56A Deber judicial de memoria, art. 57 medidas de preservación de los archivos, art. 58 medidas para facilitar el acceso a los archivos).

Ley 1105 de 2006

Por medio de la cual se modifica el Decreto-ley 254 de 2000, sobre procedimiento de liquidación de entidades públicas de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y se dictan otras disposiciones. Art. 25, parágrafo 1°, Archivo de procesos y de reclamaciones y sus soportes.

Ley 1120 de 2006

Por medio de la cual se aprueba el “Convenio entre el Gobierno de la República de Colombia y el Gobierno de la Federación de Rusia sobre Cooperación y Asistencia Mutua entre sus Autoridades Aduaneras”, firmado en Moscú a los veintiocho (28) días del mes de abril de 2004. Art. 9 “Documentos” numeral 3, archivos y documentos originales.

Ley 1150 de 2007

Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos. Se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos. (artículos 3 y 8).

Ley 1185 de 2008

Por la cual se modifica y adiciona la Ley 397 de 1997 –Ley General de Cultura– y se dictan otras disposiciones Modifica y adiciona Ley 397 de 1997 LEY General de cultura y se adicionan otras disposiciones. (art. 1 Integración patrimonio cultural de la Nación, art. 14-2 Registro de bienes de interés cultural).

Ley 1273 de 2009

Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los datos"- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones.

Ley 1341 de 2009

Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones - TIC-, se crea la agencia nacional de espectro y se dictan otras disposiciones.

Ley 1448 de 2011

Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones. Artículo 144 De los archivos sobre violaciones a los derechos humanos e infracciones al derecho internacional humanitario ocurridas con ocasión del conflicto armado interno. Artículo 145 Acciones en materia de memoria histórica.

Ley 1474 de 2011

Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Ley 1581 de 2012

Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Ley 1592 de 2012

Por medio de la cual se introducen modificaciones a la ley 975 de 2005 "por la cual se dictan disposiciones para la reincorporación de miembros de grupos armados organizados al margen de la ley, que contribuyan de manera efectiva a consecución de la paz nacional y se dictan otras disposiciones para acuerdos humanitarios" y se dictan otras disposiciones.

Ley 1712 de 2014

Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.

Tomado de http://www.archivogeneral.gov.co/leyes

Publicado por Martha Isabel Paramo Romero 

Organización y crecimiento

Herramientas para una eficaz gestión documental (II)

1. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos. Los documentos son el resultado de los procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de documentos. Pero además, debe hacer posible la rápida localización de los documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta justa.

El arreglo u organización de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se hallan estrechamente relacionadas, conviene distinguir:

• La elaboración de un cuadro de clasificación que dé cabida a todos los tipos documentales y refleje la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos consiste en definir y concretar los grandes grupos que forman el archivo:
  a) Las secciones, división que se establece a partir de las principales actividades desarrolladas por la asesoría (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría, etc.) y, dentro de éstas,
  b) Las series documentales, conjuntos de documentos producidos como resultado de un mismo procedimiento administrativo o jurídico.
  Así, en una asesoría, la documentación de los clientes se agrupará en primer lugar por áreas de negocio y después por tipos de servicio.
• La ordenación de los documentos dentro cada serie documental empleando el criterio más adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto complemento de la clasificación, consiste en poner en orden (cronológico, alfabético, numérico…) las unidades documentales (documentos o expedientes) dentro de las series constituidas.
• La instalación física de los documentos en el depósito de archivo, mediante cajas archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localización de los documentos a través del correspondiente código de archivo o signatura topográfica.

https://elmundodocumental.wordpress.com/2012/12/05/clasificacion-y-ordenacion-de-los-documentos/

Cecilia Velasquez

Tablas de Retención Documental - TRD

TRD

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

En este espacio se encuentran publicadas las TRD vigentes y aprobadas por el comité de desarrollo administrativo de la Entidad.

Resolución 985 de 2014

"Por la cual se actualizan y se adoptan las Tablas de Retención Documental - TRD del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado"

Les comparto un vídeo sobre la aplicación de las TDR

https://www.youtube.com/watch?v=XVhJ2Lo0eNE

Tomado de: http://www.archivogeneral.gov.co/tablas-de-retenciondocumental

Publicado por Martha Isabel Paramo Romero 

Les dejo este video que nos muestra como oganizar el archivo de forma rapida y sencilla, espero les sirva . Cecilia Velasquez
https://www.youtube.com/watch?v=vKRKkg7h4Ks

Dejo esta presentaciòn que encontre, me parece una forma creativa de aprender varios puntos de la archivistica que muchos no conocemos, y lo hace de una forma simple pero completa espero les sirva mucho. Cecilia Velasquez
https://prezi.com/7cn2nqfh1fze/legislacion-archivistica-en-colombia/

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL archvo general de la nacion de Colombia

Nota de interes: Gestion de la informaciòn

LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EL PAPEL DE LA ARCHIVÍSTICA.

Por consenso general la época actual es llamada la era de la información, por la necesidad vital de cualquier individuo o entidad de información (para poder desarrollar una determinada actividad o para mantener una esfera de poder) y también por la facilidad de difusión y de acceso: prensa, correo electrónico, internet, etc.

Toda organización, sea cual sea su tamaño, su finalidad o su actividad, tiene necesidad de una serie de recursos para existir, funcionar adecuadamente y desarrollarse. En este sentido se puede afirmar que la información constituye un producto o un elemento tan vital para esta organización como los recursos humanos, materiales y financieros, sin los cuales no podría sobrevivir ni funcionar. Naturalmente, como todo recurso, la información debe ser gestionada eficazmente. Esta vertiente de la Archivística estaría relacionada con el Documentalismo.

Pero al mismo tiempo, el ejercicio de estas gestiones genera documentos, genera información, que como ya hemos dicho antes, para la continuidad en el ejercicio de sus competencias debe ser conservada y gestionada eficazmente. Este es el origen de los archivos: la conservación de la propia producción documental para la auto documentación, y también su valor primario. Esta producción documental, o mejor dicho producción de información, puede ser oral o plasmada sobre cualquier soporte material. Naturalmente la existencia de los archivos se debe a la plasmación material de aquella información utilizando un sistema inteligible: la escritura. Por esta razón no podemos hablar de archivos hasta que los negocios, las actividades, el ejercicio de ciertas funciones se plasmen por escrito y se conserven de manera estructurada u orgánica. En la actualidad, con los sistemas informáticos, que permiten acumular, gestionar, manipular, acceder, difundir, etc., un gran volumen de información en poco espacio y en poco tiempo, podemos decir que hemos asistido a una auténtica revolución informativa; pero a lo largo de la historia ha habido otras revoluciones, que puede ser que ahora no nos parezcan, acostumbrados como estamos desde hace siglos a utilizar ciertos recursos, pero que en su momento construyeron un gran cambio, una revolución en el campo documental, como fueron la invención del papel y su utilización como soporte de escritura.

La Archivística sería la disciplina que tiene como finalidad gestionar y conservar esta vertiente de la acumulación documental que son los archivos.

http://html.rincondelvago.com/archivistica_2.html

 Cecilia Velasquez