hola! tenga un feliz día quiero darles a conocer un pdf que consulte sobre técnicas de archivo y gestión documental y encontré un manual de implementacion de un programa de gestión documental
I.
GENERALIDADES
1.1 Introducción
Existe un amplio marco legal y jurídico sobre el que se
desarrollan la gestión
documental y el archivo, de todas estas normas es fundamental destacar: la Ley
80 de 1989, que contempla la organización
y dirección del Sistema Nacional de
Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardando el
patrimonio documental del País
para ponerlo al servicio de la comunidad; la ley 594 de 2000 que estableció las reglas y principios
generales que regulan la función
archivística del Estado, y
determinó como obligación para las Entidades Públicas, el elaborar
programas de gestión documental, en cuya
aplicación deberán observarse los principios
y procesos Archivísticos. Adicionalmente, es
importante destacar el alcance del Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012,
por el cual se reglamenta el título
V de la Ley 594 de 2000, dispone en su artículo
3º que “la gestión de documentos está asociada a la actividad
administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de
los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es
responsabilidad de los servidores y empleados, aplicar las normas que en esta
materia establezca el Archivo General de la Nación.”
De otro lado, el Estado ha venido reorganizando el sector de las comunicaciones
y desde varios años atrás ha venido suprimiendo
entes adscritos al sector, una vez suprimidos sus archivos deben ser
salvaguardados por el Min TIC. Por todo lo anterior se observa la necesidad de
mantener y conservar los archivos de la entidad y garantizar su conservación en el tiempo, conforme lo
exige la Ley 594 de 2000, y los decretos reglamentarios 2482 de 2012, 2578 de
2012 y 2609 de 2012, entre otros. La Gestión
Documental está definida según la Ley 594 de 2000 –
Ley General de Archivos como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por
las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización
y conservación, de igual manera, la Ley
594 de 2000 informa sobre la obligación
que tienen las entidades públicas
y privadas que cumplen funciones públicas,
en elaborar programas de gestión
documental, independientemente del soporte en que produzcan la información, para el cumplimiento de
su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.
Se
considera que los documentos son de vital importancia para el desarrollo de la
entidad y proporcionan la información
adecuada para apoyar la eficiencia de la administración en la toma de decisiones,
la rendición de cuentas, etc., los
documentos pueden ser usados como testimonios confiables y precisos de las
decisiones y las acciones que se han documentado, además, son considerados como
los principios del control de las necesidades fundamentales de un sistema de
gestión de calidad. De la
estandarización de los procesos, la
unificación de los conceptos a nivel
institucional y la trazabilidad de la gestión
depende en gran medida el adecuado desarrollo de las políticas de gestión documental. Con base en
lo anterior, se debe elaborar e implementar un Programa de Gestión Documental, fundamentado
en los principios y procesos archivísticos,
así como en las prácticas operativas, que se
puedan optimizar y organizar con el apoyo de soluciones informáticas, las cuales permitirán reducir problemas y
facilitar el desempeño
de las actividades propias de cada dependencia o área,
resaltando la importancia de los documentos y archivos como lenguaje natural de
la administración pública, encaminando al
archivo para que sea un verdadero centro de información. El hecho de organizar
los documentos de manera consistente, precisa y uniforme durante todo su ciclo
de vida, desde su creación
hasta su eliminación o conservación definitiva, se convierte
así, en un factor clave para
la optimización de los procesos y el
desarrollo de las actividades de autoevaluación
que conducen a la mejora continua. El Programa de Gestión Documental, es un
instrumento que ofrece, un conocimiento detallado sobre las técnicas organizativas, y
normas que se deben aplicar para gestionar los documentos, con un enfoque claro
y sencillo; además, permite estandarizar el
proceso de Gestión Documental, de manera que
las actividades técnicas o procedimientos
aplicados desde la planeación,
hasta la preservación
de los documentos, siempre se desarrolle de la misma manera. El documento se
estructuró teniendo en cuenta el
concepto de Archivo Total definido por la Ley 594 en el Artículo 22 y el Decreto 2609
del 2012.
El
Programa de Gestión Documental inicia desde
la planeación y valoración documental, la producción, recepción, direccionamiento y
organización de documentos, distribución, consulta, transferencia
y disposición, y preservación; estos últimos tres subprocesos según lo establecido
previamente en las tablas de retención
y valoración documental. En
cumplimiento del Proceso de Gestión
documental, que se encuentra inmerso dentro del mapa de Macroprocesos del
Modelo integrado de Gestión
(MIG), está establecido el Programa de
Gestión Documental como una de
las salidas de la cadena de valor, proveedor principal de los lineamientos,
instructivos y formatos necesarios para el desarrollo de la Gestión Documental.
1.3
Objetivos
1.3.1
Objetivo general
Desarrollar un programa de gestión
documental en el Ministerio de Tecnologías
de la Información y las Comunicaciones que
permita estandarizar la información
que se genera en la entidad, con base en las directrices del Archivo General de
la Nación.
1.3.2
Objetivos específicos
·Diagnosticar el estado de
la Gestión Documental del Min TIC · Crear, normalizar y controlar los procesos
que se desarrollan en la Gestión
Documental al interior del MinTIC, a través
de lineamientos claros y precisos, que integrados a los procesos del MIG,
garanticen la eficiencia de la Gestión
y la conservación del patrimonio
documental. · Definir los lineamientos, instructivos y
formatos necesarios para desarrollar el proceso de Gestión documental · Fortalecer la seguridad en los sistemas de
información del MinTIC para
garantizar la obtención
de unos mejores resultados en el almacenamiento y manejo confidencial de la
información.
1.4 Marco legal
A
continuación se presenta y señala la compilación de Normas o marco
constitucional vigentes relacionada con los archivos. LEY GENERAL DE ARCHIVOS
594 DE 2000 Producción
Documental Ley 527 de 1999. Artículo
7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.
Código Penal.
Artículos
218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de documentos públicos.
Artículo 231. Sobre
reconocimiento y copia de objetos y documentos. Código
de Procedimiento Penal.
Artículo
261. Sobre el valor probatorio de documento público.
Artículos 262 a 263. Sobre el
valor probatorio del documento privado.
Acuerdo
AGN 060 de 2001.
Artículos
3, 4, 5, 6, 8 9 10 11 12 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones
oficiales en las entidades públicas
y privadas que cumplen funciones públicas.
Recepción documental
Constitución
Política.
Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia
y demás formas de comunicación privada son inviolables.
Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los
casos y con las formalidades que establezca la ley. (Reforma Acto Legislativo
02 de 2003). Decreto 2150 de 1995.
Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales
y uso de sellos, ventanilla única.
Distribución
y Trámite de documentos.
Ley
58 de 1982. Reglamentación
tramite peticiones.
Decreto 01 de 1984. Código Contencioso
Administrativo. Derecho de petición.
Decreto 2150 de 1995. Artículos
6, 16, 17, 22, 25.
Decreto
1222 de 1999.
Artículo 33. Derecho de turno.
Ley
1437 Código contencioso y de lo
administrativo Ley anti trámites.
Organización de documentos.
Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal Articulo
289 y 337.
Ley
80 de 1993.
Artículo
55.
Decreto
1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación
de las T.R.D.
Decreto
254 de 2000. Por el cual se expide el régimen
para la liquidación de las entidades públicas de orden nacional
Artículo 36. Decreto 2578 de
2012. Por el cual se reglamenta el sistema Nacional de Archivos, se establece
la red nacional de archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se dictan
otras disposiciones relativas a la administración
de los archivos del estado. Acuerdo AGN 007 de 1994. Artículo 18. A “Reglamento
General de Archivos” que crea el comité
evaluador de Documentos en los departamentos, determina su integración y le fija funciones.
Acuerdo
AGN 041 de 2002.Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se
liquiden, fusionen, supriman o privaticen.
Acuerdo
AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas,
se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los artículos
21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley General de Archivos, Ley 594
de 2000. Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona parágrafo
al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación
con la integración del Comité de Archivo de las
entidades públicas en proceso de
liquidación. Acuerdo AGN 02 de 2004.
Establece los lineamientos para la organización
de fondos acumulados. Circular AGN 07 de 2002. Organización y Conservación de los documentos de
archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Circular AGN
01 de 2003. Organización
y Conservación de los documentos de
archivo. Circular AGN-DAFP N° 004 de 2003. Organización de historias laborales.
Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organización
de historias laborales. Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a
eliminar.
Resolución AGN 147 de 1997. Por la
cual se crea el Comité
de Transferencias de la Documentación
Histórica al Archivo General de
la Nación. Consulta de documentos.
Constitución Política Artículo 20, 27, 74, 112. Ley 4
de 1913. Sobre régimen político y municipal.
Artículo
315, 316, 320. Ley 57 de 1985. Artículos
1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a documentos públicos. Decreto 01 de 1984.
Código Contencioso
Administrativo, sobre el derecho a la petición
de la información. Decreto 2126 de 1992.
Artículo 51. Reserva Archivo
Ministerio de Relaciones Exteriores. Acuerdo AGN 47 de 2000. Acceso a
documentos. Acuerdo AGN 56 de 2000. Requisitos de consulta
Conservación de documentos.
Constitución Política.
Artículo
8, 95. Ley 80 de 1993.
Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades
estatales establecerán
medidas para preservar contratos.
Ley
397 de 1997.Ley General de Cultura
Artículo 4. Definición de patrimonio Cultural de
la Nación.
Artículo 12. Del Patrimonio
Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de imágenes en Movimiento.
Decreto
2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico
a los comerciantes en sus archivos. Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento
General de Archivos”.
Artículo
23. “Valoración
documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar
la tabla de retención
documental a partir de su valoración.
Artículo
60. “Conservación
integral de la documentación
de archivos.”
Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de
conservación y organización de documentos. Acuerdo
AGN 047 de 2000. Acceso a documentos de Archivo, restricciones por razones de
conservación. Acuerdo AGN 048 de 2000.
Conservación preventiva, conservación y restauración documental. Acuerdo AGN
049 de 2000.
Condiciones
de edificios y locales destinados a archivos.
Acuerdo AGN 050 de 2000. Requisitos para la
consulta y acceso a los documentos de archivo.
Disposición final de los documentos.
Ley
39 de 1981. Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre la
microfilmación y certificación de archivos, las
entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por
su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y
aceptado por el Gobierno Nacional.
Ley
80 de 1993. Artículo 39. Segundo Párrafo. Las entidades
estatales establecerán
las medidas que demanden la preservación,
inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales.
Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza
el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a
las copias fotostáticas de los documentos
microfilmados.
Decreto
3354 de 1954. Podrán microfilmarse los
documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que
encontrándose en trámite, por su importancia
merezcan un especial cuidado en la conservación
y autenticidad; pero no podrán
ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la
prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza.
Al someter a la microfilmación
cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta
fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces,
enmendaduras o cualquier adulteración,
con pena de perder su valor probatorio
Decreto
264 de 1963. Defensa y conservación
patrimonio.
Decreto 960 de 1970. Estatuto Notarial.
Decreto
2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos
para conservación de archivos. Artículos 134. Conservación y destrucción de libros.
Decreto
1515 de 2013 Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”. Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos,
determina su integración
y le fija la función principal de estudiar los
asuntos relativos al valor secundario de los documentos.
Artículo 23. “Valoración documental”.
Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su
valoración.
Artículo
25. “Eliminación
de documentos” que se entiende como la destrucción de los documentos que
hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor
histórico.
Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias
documentales secundarias.
Circular
AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.
Circular AGN 01 de 2004. Inventario de
documentos a eliminar. NTC 3723. Micrografía.
Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y
sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnica
de operación. NTC 4080. Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en
microfilme con su significado, aplicación
y localización. NTC 5174. Norma sobre
procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata. NTC 5238.
Micrografía: microfilmación de series: Procedimientos
de operación
GLOSARIO
ARCHIVO:
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el
transcurso de su gestión.
ACHIVO
CENTRAL: Agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva,
cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son
objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
ARCHIVO DE
GESTIÓN: Comprende toda la
documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa
por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar
respuesta o solución a los asuntos iniciados.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN:
Establecimiento público encargado de
formular, orientar y controlar la política
archivística a nivel nacional. Es
el organismo de dirección
y coordinación del sistema Nacional de
Archivos. ARCHIVO HISTORICO: A él
se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas
por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su
conservación temporal, hasta su
eliminación o integración a un archivo permanente.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Proceso
archivístico mediante el cual se
identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la
estructura orgánico- funcional de la
entidad.
COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor
de la alta dirección, responsable de definir
las políticas, los programas de
trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
CONSERVACIÓN
DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas correctivas o preventivas, adoptadas para
garantizar la integridad física
y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento
o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Es el proceso
de análisis de los documentos de
archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para su gestión o la investigación.
DISPOSICIÓN
FINAL DE DOCUMENTOS: Selección
de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a
su eliminación conforme a lo dispuesto
en las Tablas de Retención
Documental y/o Tablas de Valoración
Documental.
DISTRIBUCIÓN
DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a
su destinatario.
http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-7077_Programa_Gestion_Documental.pdf
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