PROCESOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

PROCESOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Este proceso es muy importante dentro de la organización archivística ya que tiene una relación directa con el proceso de clasificación que le antecede y con el proceso de descripción que le procede, este se divide en dos: PROCESO DE ORGANIZACIÓN Y PROCESO DE ORDENACION.

PROCESO DE ORGANIZACIÓN:

Se divide en tres:

·         CLASIFICACION: fondo, serie documental y tipología

Los documentos producidos por una oficina no deben mezclarse con otros. “principio de ´procedencia”.

·         ORDENACION: se determina que documento va primero y cual va después, los documentos deben archivarse y organizarse de acuerdo al orden que e dio el área productora.” Principio de orden original”.

·         DESCRIPCION: permite identificar, localizar y recuperar la información para la gestión. “Marcación de legajos, cajas e inventario”.

PROCESO DE ORDENACION

Esto quiere decir que la ordenación determina que documentos van primero y cuáles van después es así que se unen y se relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos de documentales al interior de los expedientes pero la ordenación también es una disposición física coherente de documentos también es el testimonio de la gestión de sus trámites que dieron origen a tales documentos, esto refleja la dinámica administrativa (movimiento en el tiempo).

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO

1. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie de acuerdo a la secuencia que origino el expediente y en el orden que se dieron los documentos que materializan  las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución administrativa de un asunto determinado. En consecuencia debe respetarse el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relación causa- efecto.

2. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Es aquel según cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede teniendo en cuenta la unidad de independencia de cada fondo y en este la integridad  y carácter seriado de los documentos, este principio es valido tanto para archivos históricos como administrativos ya que en todos los casos deben reconstruirse la historia de la institución que produce los documentos identificando sus dependencias y funciones se debe tener en cuenta en la organización de los documentos del archivo como en la ordenación, clasificación y descripción.

a)    Ventajas dela aplicación del principio de procedencia:

·         Sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales: fondos, secciones, series etc.

·         Permite ubicar correctamente el documento en el fondo que le corresponde de acuerdo a la actividad o función que lo genere.

·         Se aplica a todas las tareas relacionadas con el quehacer archivístico.

SISTEMA DE ORDENACION

En los archivos se utilizan sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia y estos son:

Sistema de ordenación numérica:

a)    Ordinal: consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente obedeciendo a la numeración que los identifica.

Ejemplo: CUENTA INTERNA N° 0464304-4

               CUENTA INTERNA N° 0464305-4

               CUENTA INTERNA N° 0464306-4

b)    Cronológico: consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en  que la documentación ha sido tramitada teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.

Ejemplo: 2000, 02,28

               2000, 03,01

               2000, 03,02

Sistema de ordenación alfabética:

 Como lo indica se ordena los documentos por letras del alfabeto (A-Z) y puede ser:

a)    Onomástico: se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertas en lapsos grandes de tiempo como por ejemplo las historias laborales, teniéndose en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y nombre.

  

        Ejemplo: VILLA POSADA, Luis

                      

b)    Toponímico (o alfabético- geográfico): se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Se realiza basándose en países, departamentos, municipios etc.

       Ejemplo: Amazonas

                      Arauca

                      Boyacá

                      Cauca

TEMATICO: se ordenan las series y sub series documentales por el asunto o tema de su contenido.

      Ejemplo:

·         Estadísticas

·         Informes

·         Informes a organismos de control

·         Informes de gestión

Sistema de ordenación mixto:

Alfanumérico

Se ordena la serie documental utilizando a la vez el orden alfabético y numérico cronológico, en este sistema los datos que se cruzan no son separables.

    Ejemplo: contratos de prestación de servicios cuya ordenación se hace en el año de elaboración del contrato y el nombre del contratista así:

·         2000 MARTINEZ DURAN, Jorge

·         2001 MONROY LOPEZ, Susana

También se pueden ordenar en forma mixta (numérica por documento de identificación y alfabética por el nombre) así se facilita el acceso a series documentales de gran volumen

    Ejemplo: las historias clínicas

·         12423345 ALVARADO PEREZ, Norberto

·         24125767 GOMEZ LOPEZ, juan

Este sistema se puede utilizar en la ordenación de las series de una dependencia cuando están representadas por las letras del alfabeto que identifica a la oficina productora seguido de los dígitos de series y sub series.

   Ejemplo: oficina secretaria general

·         56-01 actas

·         56-01-01 actas consejo directivo

·         56-02 acuerdos

Ordinal cronológico: aplica a series documentales cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas (resoluciones, acuerdos y decretos etc.) y se controlan por el número de la unidad documental y después el cronológico.

    Ejemplo:

·         0001 2002,01,31

·         0002 2002,01,31

·         0003 2002,02,02

SERIE DOCUMENTAL

Integrada por documentos resultado de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos en la oficina.

    Ejemplo: oficina de tesorería

·         Órdenes de pago

·         Boletines diarios de caja y bancos

·         Cuentas corrientes.

Series con unidades documentales simple

Cada una es independiente de las otras unidades documentales simple de la misma serie estas son suficientes en si misma en cuanto a contenido aunque comparten entre si los mismos rasgos estructurales o formales.

    Ejemplo: decretos, acuerdos, resoluciones, actas de juntas etc.

Metodología para su ordenación:

·         Análisis de sus características formales para comprobar su pertenencia a la serie documental.

·         Selección del sistema de ordenación.

·         Aplicación del sistema de ordenación (adquirido).

·         Almacenamiento de las series documentales en las adecuadas unidades de conservación.

·         Foliación de los documentos en cada unidad de conservación.

·         Identificación de cada una de las unidades de conservación.

Serie con unidades documentales complejas

Comúnmente llamadas expedientes compuesto por varios tipos documentales diferentes entre si pero relacionadas en razón de un trámite determinado.

Metodología para su ordenación

·         Análisis del contenido de las unidades documentales para establecer su pertenencia al trámite.

·         Verificar cada unidad documental compleja o expediente refleje el orden original del trámite.

·         Selección del sistema de ordenación de acuerdo con las características de la serie.

·         Aplicación del sistema de ordenación de la serie.

·         Almacenamiento de cada expediente en la adecuada unidad de conservación de acuerdo con el sistema de ordenación seleccionado.

·         Almacenamiento de la serie en la adecuada unidad de conservación.

·         Foliación de todos y cada uno de los documentos que conforman los expedientes.

·         Identificación de las diferentes unidades de conservación.

Subido por: Luis Fernando villa

Fuentes:

http://organizaciondocumentos.blogspot.com.co/p/principios-de-organizacion-de-un.html

http://es.slideshare.net/guest8bea2c/guia-de-organizacion-de-archivos

http://es.slideshare.net/mabuiar46/organizacin-documental