La archivística .

Y no menos importante un Video de La Archivistica.

El término archivo tiene fundamentalmente tres acepciones:

 1) Organismo o institución donde se hacen específicamente funciones de organización, tutela, gestión, descripción, conservación y difusión de documentos y fondo documentales. 

2) Fondo o conjunto de fondos documentales. 

3) Depósito donde se instala el fondo o los fondos de una persona física o jurídica. Un archivo es al mismo tiempo el conjunto de documentos acumulados por una persona física o jurídica, pública o privada, como resultado de su actividad; la institución u organización que custodia y preserva esta documentación y la hace accesible al público; y el espacio físico (edificio, local) donde se conserva adecuadamente dicha documentación. La archivística, según el Dictionary of Archival Terminology elaborado por el Consejo Internacional de Archivos (Internacional Council on Archives, ICA), se define como “el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos”. De esta definición, tal como propone Rodríguez López (2000), se puede concluir que la archivística tiene dos campos de actuación, uno teórico y otro práctico. “a) La teoría archivística que engloba su historia, objeto y ámbito de actuación, además de la metodología para la consecución de los fines perseguidos. b) La práctica archivística compuesta por las técnicas y procedimientos empleados para la conservación activa de los documentos y para la difusión de la información. La praxis es el aspecto más desarrollado y el más necesario por ser el que se enfrenta a problemas reales y proporciona respuestas concretas.” M. de la C. Rodríguez López (2000). 1.1. La archivística, una ciencia interdisciplinaria La consideración de la archivística como ciencia empírica orientada a la organización de los archivos ha pasado, según Rodríguez López (2000), por tres etapas distintas: Lectura complementaria Definiciones extraídas de la Norma de Descripción Archivística de Cataluña (NODAC) 2007. CC-BY-NC-ND • PID_00144969 8 Archivística y gestión documental 1) Ciencia auxiliar de la historia, planteamiento que surgió en el siglo XIX en paralelo al desarrollo de las ciencias históricas y la creación de las primeras escuelas de archiveros. 2) Ciencia auxiliar de la administración, cuando se inician los grandes cambios socioeconómicos al principio del siglo XXi, sobre todo, con la aparición del “records management”. 3) Como parte integrante de las ciencias de la información y la documentación en la actualidad. La síntesis de estos aspectos de una manera interdisciplinaria ha permitido construir con el tiempo una ciencia con entidad propia que aprovecha las aportaciones de diversas disciplinas científicas. La archivística, como ciencia, tiene un componente fuertemente técnico ya que su objetivo fundamental es mejorar o perfeccionar los procesos de gestión y organización de los archivos, utilizando criterios de eficacia y éxitos prácticos. En este sentido, la archivística posee una metodología en vías de normalización que aplica sistemáticas muy concretas y prácticas a fondos y archivos de naturaleza muy variada. Con la aparición y posterior difusión de la escritura en las primeras sociedades organizadas surgió la necesidad de conservar los documentos y reunirlos en determinados lugares, con una finalidad eminentemente práctica: utilizarlos para el gobierno y la gestión de los asuntos que le afectaban. Dichos documentos conservados en templos y edificios públicos constituyeron los primeros archivos. Con el paso del tiempo, las prácticas de ordenación de los documentos fueron reglamentadas por parte de los estados con el fin de garantizar una buena conservación, organización y funcionamiento de los archivos. Más recientemente, en la Edad Moderna, surgieron tratadistas que, desde una perspectiva filosófica y jurídica, afrontaron la formulación de los principios que tendrían que regir las actuaciones en el campo de los archivos. La archivística empieza entonces a devenir una disciplina científica. Ved también En el subapartado 2.2 de este módulo se explica este modelo para gestionar los documentos activos de una organización que surge hacia los años treinta del siglo XX. Se puede decir, como señala Rodríguez López, que hay un período “prearchivístico,” caracterizado por la existencia de procedimientos prácticos poco sistematizados, que evolucionaron en respuesta a las necesidades administrativas. Cuando los archiveros reflexionaron sobre su quehacer, estableciendo técnicas y reduciendo sus ideas a principios, se dio un paso adelante hacia la constitución de la archivística como ciencia. Los conjuntos orgánicos de documentos, que constituyen los archivos, y, por lo tanto, son el objeto de la archivística, no responden a una única función. Estas funciones han variado a lo largo de la historia, teniendo en cuenta el Lectura complementaria M. del Carmen Rodríguez López (2000). “La delimitación de la archivística como ciencia”. Cuadernos de Documentación Multimedia, n. 10, pp. 379-388. CC-BY-NC-ND • PID_00144969 9 Archivística y gestión documental contenido de los documentos y la concepción con la cual se crean, el papel que juegan en una sociedad o período histórico determinado y los soportes en los que se registra la información. A grandes rasgos, se pueden definir distintas concepciones de los archivos a lo largo del tiempo (Rodríguez López, 2000): 1) Desde la antigüedad hasta el siglo XVIII, en los archivos predomina una visión patrimonial y administrativa. Los aspectos más característicos serían el valor jurídico de los documentos, la clasificación orgánica de los mismos y la inaccesibilidad. 2) Con el Siglo de las Luces se empieza a manifestar el concepto histórico que introduce variaciones como la organización por materias y la accesibilidad. Esta visión historicista se ve reforzada en el siglo XIX con el surgimiento de los nacionalismos. 3) A finales del siglo XIX y durante el siglo XX se gesta el concepto del archivo que integra las dos concepciones anteriores: administrativa e histórica. Los cambios más relevantes serían la formulación del principio de procedencia y la teoría de las edades del documento, además del derecho de acceso a los documentos públicos. Esta evolución permite ver que la archivística ha desarrollado un carácter marcadamente interdisciplinario y que su corpus teórico integra tanto una vertiente histórica y cultural como una vertiente administrativa y jurídica. Finalmente, la implantación de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, con la consiguiente proliferación de documentos, hace que hoy día la archivística tenga que hacer frente a cuestiones como la sobrecarga de información, el dinamismo de las tipologías documentales o la variedad de los soportes y formatos electrónicos. En este sentido, las técnicas archivísticas adquieren un papel relevante en la sociedad del conocimiento, ya que aportan pautas sistemáticas para mantener evidencias de los procesos y los contextos organizativos y personales que dan lugar a los documentos.

 La gestión documental.

Ahora, un vídeo muy claro de Gestión Documental:

 El término “gestión documental” se utiliza con diversos significados, de manera que se ha generado una cierta confusión al respecto.

 Es habitual que se hable de gestión documental para referirse simplemente a la digitalización de documentos en una organización cuando la acumulación de “papeles” desborda la capacidad de gestión y provoca problemas de almacenamiento. La gestión documental queda reducida así a la simple implantación de hardware y software que haría desaparecer el uso del papel, sin tener en cuenta que es un proceso o área de gestión de las organizaciones, como lo son, por ejemplo, el marketing, la gestión de los recursos humanos o la gestión de la calidad.

 En este sentido, hemos de entender la gestión documental como un conjunto de actividades que pretenden asegurar la atención adecuada a los documentos –con independencia de su soporte o formato– creados o recibidos por cualquier organización pública o privada en el ejercicio de sus actividades. La gestión y mantenimiento de la documentación, desde su creación o recepción en las oficinas hasta su disposición final (eliminación o transferencia al archivo histórico), se ha de plantear teniendo en cuenta algunos aspectos primordiales:

 • la preservación de los documentos administrativos que evidencian o sirven de registro de los procesos y actividades de la organización.

 • el uso que el personal hace de los documentos para desarrollar con eficacia y eficiencia sus actividades y tareas.

• el valor de los documentos como activos de la organización, en tanto que la gestión de información de calidad ayuda a generar y difundir el conocimiento organizativo. 

Fuente:https://www.exabyteinformatica.com/uoc/Arxivistica/Gestion_integral_de_archivos/Gestion_integral_de_archivos_(Modulo_1).pdf

Publicado por : Lorena Castillo.