Organización y crecimiento
Herramientas para una eficaz gestión documental (II)
1. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
La organización de un archivo responde a
una doble necesidad: por un lado, proporcionar una estructura lógica al
fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la
asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos.
Los documentos son el resultado de los procesos administrativos que la
asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la
organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales
se crean los diversos tipos de documentos. Pero además, debe hacer
posible la rápida localización de los documentos: cada expediente o
documento debe tener asignada una ubicación y no otra, de forma que su
búsqueda sea ágil y siempre encuentre la respuesta justa.
El arreglo u organización de un archivo
engloba una serie de tareas que, aunque se hallan estrechamente
relacionadas, conviene distinguir:
- La elaboración de un cuadro de clasificación que dé
cabida a todos los tipos documentales y refleje la estructura dada al
archivo. Clasificar los fondos consiste en definir y concretar los
grandes grupos que forman el archivo:
a) Las secciones, división que se establece a partir de las principales actividades desarrolladas por la asesoría (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría, etc.) y, dentro de éstas,
b) Las series documentales, conjuntos de documentos producidos como resultado de un mismo procedimiento administrativo o jurídico.
Así, en una asesoría, la documentación de los clientes se agrupará en primer lugar por áreas de negocio y después por tipos de servicio. - La ordenación de los documentos dentro cada serie documental empleando el criterio más adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto complemento de la clasificación, consiste en poner en orden (cronológico, alfabético, numérico…) las unidades documentales (documentos o expedientes) dentro de las series constituidas.
- La instalación física de los documentos en el depósito de archivo, mediante cajas archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localización de los documentos a través del correspondiente código de archivo o signatura topográfica.
Cecilia Velasquez
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